El arqueo de caja es, en el fondo, una cuenta simple: comparar cuánto dinero debería haber en la caja según tus registros contra cuánto hay realmente. El problema no es la cuenta, es hacerla todos los días sin que se vuelva una pérdida de tiempo.
La fórmula
El saldo esperado de caja se calcula así:
Saldo inicial + Ventas en efectivo − Egresos en efectivo = Saldo esperado
Ese saldo esperado se compara con el conteo físico real de billetes y monedas en la caja. Si coinciden, perfecto. Si no, tenés un faltante (hay menos plata de la que debería) o un sobrante (hay más).
Paso a paso para hacerlo
- Contá el efectivo físico, separado por denominación, antes de mezclarlo con nada.
- Sacá el total de ventas en efectivo del día (no el total de ventas: solo lo que se cobró en efectivo, separado de tarjeta, transferencia o Mercado Pago).
- Sumale el saldo inicial con el que abriste la caja esa jornada.
- Restá los egresos: pagos a proveedores, retiros, gastos chicos pagados desde la caja.
- Compará el resultado con el conteo físico. La diferencia (si la hay) es tu faltante o sobrante del día.
Por qué conviene hacerlo todos los días
Un arqueo semanal o "cuando te acordás" sirve de poco: si hay una diferencia, te resulta imposible saber en qué turno o en qué día se originó, entre toda una semana de movimientos. Hecho diario, el arqueo te dice de inmediato si algo pasó hoy, y es mucho más fácil de investigar.
Lo que más facilita el arqueo
Separar bien el efectivo de los demás medios de pago es la mitad del trabajo. Si tu sistema no distingue automáticamente cuánto entró en efectivo vs. tarjeta vs. transferencia, terminás reconstruyendo esa separación a mano, factura por factura — ahí es donde el arqueo se vuelve una tortura.
Con un POS que registra el medio de pago en cada venta, el total de efectivo del día ya está calculado solo: el arqueo se reduce a contar la plata y comparar un número. ¿Querés que armar la caja te lleve minutos y no media hora? Probá FacturasWeb 30 días gratis.